POUČENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Knihovna Jana Drdy (dále jen „Knihovna“) je správcem osobních údajů uživatelů knihovny. Zpracovává osobní údaje v rozsahu a v souladu s účelem uvedeným v Knihovním řádu. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, které vešlo v účinnost 25. 5. 2018.
Jaké osobní údaje čtenářů Knihovna shromažďuje
Práva a povinnosti knihovny i uživatelů upravuje Knihovní řád. Služby knihovny může využívat každý. Některé však může Knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Adresné služby (půjčování dokumentů mimo knihovnu, rezervace, historie výpůjček) nabízíme registrovaným čtenářům na základě vyplněné přihlášky. V přihlášce potřebujeme uvést jméno a příjmení, datum narození a adresu. V případě dětí do 15 let potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu.
Pro efektivnější komunikaci se čtenáři (např. pro informování o splněné rezervaci, pro zaslání připomínky s výzvou o prodloužení výpůjček) používáme další kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo).
Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem ZTP nebo je klientem Centra sociálních služeb v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené.
Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může osobně požádat v knihovně o její smazání.
Na základě těchto znalostí můžeme například čtenářům sdělovat informace o jejich výpůjčkách knih v minulosti, ale používáme je i při nákupu nových dokumentů.
Záznamy z kamerového systému
Knihovna je vybavena monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost prostor KJD. Takové prostory jsou označeny piktogramem kamery.
Čtenářské konto
Na webových stránkách v on-line katalogu najdete po přihlášení (číslo čtenáře a PIN) své čtenářské konto a přehled osobních údajů, které o vás Knihovna uchovává.
Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček, platební údaje včetně historie plateb, informace o rezervacích.
Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. Výpis poskytneme do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele.
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si čtenáři mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon).
Upozorňujeme, že některé zprávy Knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.
Jak dlouho údaje uchováváme
Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o tři roky. Během těchto tří let má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček.
Po uplynutí této doby údaje Knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely. O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny a nemá vůči knihovně žádný dluh. Osobní údaje v listinné podobě jsou likvidovány dle Spisového a skartačního řádu.
Údaje o peněžitých transakcích mezi KJD a čtenářem uchováváme po dobu 5 let.
Údaje z kamerového systému Knihovna uchovává 7 dnů od pořízení záznamu.
Zabezpečení osobních údajů
Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Tritius. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv. Server knihovny je umístěn na nepřístupném a zabezpečeném místě. Písemnosti jsou uchovávány tak, aby byl zamezen přístup nepovolaným osobám obvyklými prostředky. Přístup je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi v rámci svých pracovních úkolů pracují.
Osobní údaje předáváme advokátní kanceláři za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn. Osobní údaje, které Knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobě podle čtenářova přání.
Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.
Knihovna zpracovává osobní údaje na základě smlouvy o poskytování služeb, kterou s uživatelem uzavřela přijetím jeho přihlášky do knihovny, a v souladu s Nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679, známém jako GDPR.
Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na nás: knihovna@knihovnapribram.cz .
Toto poučení nabývá účinnosti 1. ledna 2021. Ruší se poučení ze dne 25. května 2018
Zdeňka Šmídová
pověřená řízením